Najczęściej zadawane pytania

W zależności od używanego oprogramowania zapis dokumentu może przebiegać inaczej. Poniżej instrukcja dla dwóch z nich:

I. Zapisanie pliku xlsx do csv (Microsoft Excel)

II. Zapisanie pliku xls do csv (Libre Office)

I. Zapisanie pliku xlsx do csv (Microsoft Excel)

1. Otwieramy plik w formacie xlx/xlsx w programie Microsoft Excel. Następnie wybieramy Plik -> Zapisz Jako

2. Z dostępnych opcji zapisu formatu pliku wybieramy Plik CSV UTF-8:

3. Po wybraniu formatu pliku wybieramy opcję Zapisz.

4. Tak zapisany plik csv będzie poprawnie odczytywany przez System HRsys. Wszystkie polskie znaki będę poprawnie zaczytane i wyświetlane w Systemie.

II. Zapisanie pliku xlx do csv (Libre Office)

1. Otwieramy plik o formacie xlx i wybieramy opcję Zapisz jako..

2. Z dostępnych opcji zapisu formatu pliku wybieramy Tekst CSV

3. Po wybraniu formatu csv zaznaczamy dodatkową opcję na dole strony: Edycja ustawień filtra

4. Po wyborze Zapisz otworzy nam się widoczne poniżej okno, wybieramy opcję: Użyj formatu Tekst CSV

5. W kolejnym oknie podpowiada nam się już Zestaw znaków: (Unicode UTF-8), należy dodatkowo wybrać Separator pola – czyli średnik.

6. Po wybraniu opcji OK dysponujemy już dokumentem, który możemy importować np.: przy aktualizacji struktury.

7. A przy wybraniu opcji Window – 1250/WinLatin 2 np: w Module Szkolenia

Na aplikację mobilną logujemy się przez zeskanowanie kodu QR, który generujemy na stronie wchodząc na swoje Dane personalne w zakładce Profil. Tam po lewej stronie w sekcji Aplikacja mobilna jest możliwość kliknięcia Wygeneruj nowy kod QR. Następnie pojawia się okienko, w którym należy wpisać model telefonu i kliknąć zapisz. Po tym wyświetla się kod QR, który możemy zeskanować przez aplikację HRsys.

Dane kontaktowe danej osoby możemy znaleźć poprzez wyszukanie pracownika w wyszukiwarce pracowników. Po najechaniu kursorem na wyszukaną osobę pojawia się dymek z kontaktem. Można również kliknąć na osobę, co spowoduje przekierowanie na jej profil, gdzie znajdują się jej dane kontaktowe.

Informację o osobie zastępującej można znaleźć na profilu osoby, która jest nieobecna.

W kafelku nieobecności możemy sprawdzić zaplanowane nieobecności użytkowników. Jeśli nie ma jej zaznaczonej dana osoba powinna być obecna w pracy.

Spotkania i wydarzenia można zapisywać poprzez kliknięcie kafelka kalendarz. Następnie przechodzimy do kalendarza, a tam klikamy w kalendarz i pojawia się okienko z możliwością zapisania wydarzenia dla siebie.

Prywatne wiadomości można wysyłać za pomocą czatu, który znajduje się w górnym panelu po prawej stronie (ikonka dymku). Można tam również zakładać konwersacje dla więcej niż jednej osoby.

Dodawanie kafelek jest zależne od ustawień jakie zaznaczył administrator. Może on włączyć jak i zarówno wyłączyć taką opcję.

Wniosek można złożyć poprzez kliknięcie kafelka Wnioski. Tam przenosi nas do widoku wniosków, gdzie można wybrać kategorie, a następnie wybrać z listy odpowiedni wniosek.

Wszystkie przypisane zadania użytkownik dostaje do kafelka Zadania.

W Mailboxie jest możliwość zobaczenia czy wiadomość została odczytana. Znajduje się to w skrzynce nadawczej przy odpowiedniej wiadomości w kolumnie status. Dodatkowo jest opcja powiadomień, która jest odpowiednikiem dzwonka.

W HRsys posiadamy dwa rodzaje użytkowników. Zwykły użytkownik jest oznaczony kolorem niebieski. Natomiast kierownik jest oznaczony kolorem czerwonym.

Hasło można zmienić wchodząc w zakładce Profil w Ustawienia. Wpisujemy tam aktualne hasło i dwa razy nowe hasło, i klikamy zapisz. Zmiany zapiszą się od razu.

Po wykorzystaniu 3 prób wpisania hasła konto jest blokowane i dopiero za godzinę jest możliwość ponownego wpisania hasła. Jeśli pracownik zapomni hasło jest możliwość wygenerowania nowego hasła przez przełożonego.

Jeśli przełożony nie stworzy samodzielnie, to system automatycznie generuje login biorąc pierwszą literę imienia użytkownika i całe nazwisko bez polskich znaków, np. Jan Kowalski otrzyma login: jkowalski. Warto zauważyć, że gdy dodamy użytkownika o tym samym imieniu i nazwisku, co jest już w systemie to login, który mu się nada będzie wyglądał następująco: jkowalski.o.

Widoczność odpowiednich zakładek jest zależne od uprawnień. W celu nadania takich praw należy skontaktować się z przełożonym.

Jeżeli w ustawieniach kafelek Administrator zezwolił wszystkim użytkownikom na edycję kafelek, edycja jest możliwa przy użyciu ikony ołówka widocznej w lewym górnym rogu kafelka.

Edytować możemy szereg opcji takich jak nazwa czy kolor. Inne, dodatkowe opcje są dostępne w zależności od rodzaju kafelka. W przypadku jeżeli Administrator nie zezwolił użytkownikom na własnoręczną zmianę kafelek, operację taką może wykonać tylko on, z poziomu ustawień kafelek dla całej firmy dostępnej na jego Tablicy pod symbolem trzech strzałek.

Zarządzanie uprawnieniami jak i innymi danymi dotyczącymi pracowników możliwe jest z poziomu ustawień struktury firmy. Aby przejść do wspomnianego miejsca należy wykonać następujący szereg akcji: Kliknięcie w menu ustawień w prawym górnym rogu > Ustawienia systemu > Wszystkie > Administracja > Struktura > edycja interesującego nas użytkownika. Edytować użytkownika możemy na dwa sposoby:

1. Z poziomu drzewa struktury po kliknięciu w czerwonego bądź niebieskiego ludzika przy interesującej nas osobie wchodzimy w jego edycję.

2. Po wyszukania pracownika w panelu Znajdź osobę, możemy przejść do jego edycji przy użyciu menu „3 kropek” (opcja dostępna tylko dla Administratorów Systemu).

W zakładce prawa możemy przyznawać oraz odejmować prawa do poszczególnych modułów Systemu, zapis o dokonanych zmianach znajdziemy w sekcji Log zmian.

Aby dodać nową osobę do struktury organizacji należy wykonać następujący szereg akcji:

Wybrać Ustawienia systemu z ikony koła zębatego w prawym górnym rogu ekranu -> Wszystkie -> Struktura -> Struktura -> naciśnięcie ikony niebieskiego ludzika z plusem przy dziale, w którym chcemy umieścić nowych użytkowników.

W przypadku gdy chcemy zmienić umiejscowienie elementów w strukturze, należy kliknąć na przycisk „Przenoszenie elementów”, który znajduje się poniżej drzewa struktury. Po jego aktywowaniu, przenoszenie elementów będzie możliwe przy użyciu metody „drag and drop”. Przenosić możemy zarówno pojedynczych użytkowników, jak i całe działy. Aby przenieść element „chwytamy” go przyciskając lewy przycisk myszy a następnie przeciągamy w pożądane miejsce.